Recruitment Process Outsourcing (RPO) für ein Auftragsforschungsunternehmen (CRO)
COMPANY:
Confedential
EMPLOYEE COUNT:
200-300
INDUSTRY:
Pharmaceutical
Ziel:
Personalaufbau von 60 Positionen innerhalb von 15 Monaten
Ergebnis:
53 der 60 Stellen aus F&E, Qualitätskontrolle, Vertrieb und Administration konnten im vorgegebenen Zeitrahmen von 15 Monaten besetzt werden.
Der Kunde
Weltweit tätige CRO, die Labordienstleistungen für Projekte der Phasen F&E, Präklinik und Klinik für die Pharma- und Biotech-Industrie anbietet. Zum Serviceportfolio gehören eine Vielzahl von Tests aus den Bereichen Toxikologie, Pathologie, Molekularbiologie und Genomik. Ein besonderer Schwerpunkt an den von uns betreuten Standorten liegt auf dem Sicherheits- und Wirksamkeitsnachweis von Kandidatensubstanzen und Medikamenten.
Die Ausgangssituation:
Die Zusammenarbeit mit diesem Kunden startete im Jahr 2019. Im Zeitraum von Juni 2019 bis Juni 2021 unterstützen wir den Kunden bei der Besetzung von 53 Direktanstellungen an zwei Standorten in Deutschland. Es handelte sich jeweils um Einzelaufträge (Recruiting-on-Demand). Die Positionen zeigten ein Spektrum von Laboranten- über Wissenschaftler- bis hin zu Führungskräftepositionen. Auch einige nicht naturwissenschaftlichen Positionen wurden von uns besetzt. Im Laufe des Jahres 2021 entstand durch einen Wachstumsschub im Unternehmen sehr kurzfristig der Bedarf für einen Personalaufbau von 60 Positionen, die innerhalb von 15 Monaten besetzt sein sollten.
In Phasen des massiven Wachstums stehen HR-Teams vor besonderen Herausforderungen. Neben dem enormen Aufwand für die Rekrutierung und Administration ist es wichtig, die erfolgreiche Integration einer großen Anzahl neuer Mitarbeiter*innen ins Unternehmen sicherzustellen. Zudem müssen neue Strukturen etabliert sowie die Aus- und Weiterbildung von Führungskräften betreut werden. Zusätzlich stellt die Antizipation und Entwicklung von Zukunftsstrategien eine wichtige Aufgabe dar, um sowohl auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter*innen als auch auf die Marktanforderungen vorbereitet zu sein.
Im vorliegenden Fall sollte das kundenseitige HR-Team seine Ressourcen auf die Eingliederungsprozesse, Strukturanpassungen und die strategischen Aufgaben konzentrieren, weshalb der Rekrutierungsprozess in der Folge weitestgehend an HOX übergeben wurde.
Die HOX-Lösung:
Wir haben zunächst eine umfassende Analyse der Anforderungen des Unternehmens durchgeführt und uns intensiv mit den spezifischen Qualifikationen und Fähigkeiten auseinandergesetzt, die für die verschiedenen Positionen erforderlich sind. Basierend auf diesen Erkenntnissen haben wir eine maßgeschneiderte Recruiting-Strategie entwickelt. Ein Team aus zwei HOX-Recruiting-Managerinnen übernahm die operative Betreuung und das Bewerbermanagement. Um die maximal mögliche Entlastung für das kundenseitige HR-Team sicherzustellen, erhielten die beiden HOX-Recruiting-Managerinnen Zugriff auf die kunden-interne Recruiting-Software. Und um die Time-to-Hire-Phase so kurz wie möglich zu halten, unterstützen weitere HOX-Recruiter aus dem Backoffice mit Kandidatenvorschlägen aus Active-Sourcing-Prozessen.
Erstellen und Veröffentlichen der Stellenanzeigen
Unter Berücksichtigung der internen Stellenbeschreibung und nach einem Gespräch mit dem Fachbereich, um die Anforderungen zu verstehen, wird die Stellenausschreibung speziell für die Zielgruppe formuliert. Die Stellenanzeigen werden nicht nur der Karriereseite des Kunden und dem HOX-Stellenportal veröffentlicht, sondern auch auf anderen Jobportalen platziert. Zudem werden sie im Rahmen von Social-Media-Kampagnen beworben.
Aktive Kandidatenansprache
Zu Beginn wird eine Suche im internen Talent-Netzwerk von HOX initiiert, um geeignete Profile zu identifizieren und die entsprechenden Personen zu kontaktieren. Um die Anzahl der Bewerbungen zu erhöhen, werden auch Personen mit relevanten Qualifikationen direkt in sozialen Netzwerken angesprochen. Dank des naturwissenschaftlichen Hintergrunds der HOX-Recruiter*innen kann dabei eine Kommunikation auf fachlicher Ebene stattfinden.
Bewerber*innen-Management
Vorauswahl:
Während der Vorauswahl werden die Bewerbungsprofile aller Kanäle gescreent. Die Kandidaten durchlaufen Telefoninterviews zur Vorqualifizierung, und darauf basierend erfolgt eine Voraus-Auswahl durch die HOX-Recruiter*innen. Für jeden Kandidaten wird ein Qualifikationsprofil erstellt, das die relevanten Qualifikationen hervorhebt, um den Abteilungsleiter*innen eine zügige Entscheidungsfindung zu ermöglichen.
Bewerbungsprozess:
Die HOX-Recruiter*innen übernehmen die Verantwortung für die Kommunikation mit Bewerbern, Abstimmung mit dem Fachbereich und der Personalabteilung während des gesamten Bewerbungsprozesses. Dies beinhaltet die Versendung von Einladungen und Absagen, Beantwortung von Nachfragen sowie die Teilnahme an Vorstellungsgesprächen als Gesprächsleitung. Bei einer positiven Bewertung des Kandidaten durch die Fachabteilung erfolgt die Mitteilung der Zusage, die Sicherstellung der Vollständigkeit der Unterlagen für den Betriebsrat und die Vertragsvorbereitung. Zudem wird der Termin für das Vertragsgespräch mit einem kundenseitigen HR-Mitglied und dem Kandidaten koordiniert.
Abschlussphase:
Sicherstellung der Vollständigkeit und Korrektheit der Dokumentation und Unterlagen. Schließung des Prozesses im System.
Zusätzliche Aufgaben:
Beratung der kosteneffizienten und zielgruppengerechten Nutzung von Jobplattformen und Social-Media-Kanälen.
Ergebnisse:
53 der 60 Stellen aus F&E, Qualitätskontrolle, Vertrieb und Administration konnten im vorgegebenen Zeitrahmen von 15 Monaten besetzt werden.
Unsere ganzheitliche Recruiting-Lösung unterstützte den Kunden dabei, seine Rekrutierungsziele zu erreichen und den Personalaufbau an hochqualifizierten Fach- und Führungskräften erfolgreich zu verwirklichen, und damit seine Positionierung am deutschen Markt auszubauen.
Durch die Entlastung des kundenseitigen HR-Teams in den Rekrutierungsprozessen, konnte dieses sich auf strategische Aufgaben, Strukturanpassungen, die Eingliederung der neuen Mitarbeiter*innen und die Aus- und Weiterbildung der Führungskräfte konzentrieren. So wurde eine zügige Anpassung der Strukturen und eine nahtlose Integration der neuen Mitarbeiter*innen sichergestellt.
Status heute:
HOX übernimmt weiterhin im Rahmen eines RPO den Rekrutierungsprozess, um dem kundenseitigen HR-Team Freiheitsgrade bei der Umsetzung ihrer strategischen und systematischen Aufgaben zu ermöglichen. Der Personalbedarf konzentriert sich derzeit hauptsächlich auf die Besetzung von Stellen, die durch die normale Fluktuation frei geworden sind, sowie auf einige neu geschaffene Positionen. Der Vorteil der RPO-Lösung für den Kunden besteht darin, dass diese flexibel und bedarfsgerecht hoch- und runterskaliert werden kann. Daher bezahlt der Kunde nur entsprechend dem aktuellen Bedarf, was diese Lösung sehr kosteneffizient macht.