Für ein Pharmaunternehmen in Wiesbaden suchen wir eine*n Spezialisten (m/w/d) im Bereich Event Support. Sie sind Ansprechpartner bei der operativen Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen. Dabei liegt Ihr Fokus auf der sachgemäßen Anlage, Bearbeitung und Dokumentation der Veranstaltung in Systemen und der Einhaltung der Prozesse.

Die Rahmenbedingungen:

• Gehalt: 42.000 € - 50.000 € brutto / Jahr

• Arbeitszeit: 37,5 Stunden pro Woche

• Der Arbeitsort ist Wiesbaden

• Start: asap

• Zunächst befristet bis zum 31.12.2025

Das sind Ihre Aufgaben:

• Sie sind kompetenter Ansprechpartner und sach‐ und fachliches Bindeglied zwischen den beteiligten Fachbereichen (u.a. Business Units mit Innen‐ und Außendienst)

• Erstellung und Management von Veranstaltungsdokumentation

• Recherche von Hotels, Terminkoordination, Beauftragung und Abrechnung

• Überprüfung der Einhaltung von Compliance‐Anforderungen

• Kommunikation mit Kunden (intern wie extern)

• Sicherstellen und überwachen der benötigten Dokumentation und Genehmigungen.

• Erstellen von Reportings für Veranstaltungs‐Initiatoren innerhalb des Pharmaunternehmens

• Reisekostenabwicklung: Überprüfen auf Richtigkeit und Vollständigkeit

• Enge Zusammenarbeit mit Event‐, Finanz‐ und Compliance‐Abteilung

• Monatliche Messung der KPI Performance und Analysen zur Optimierung von Arbeitsabläufen

• Situative Mitarbeit oder Übernahme von Sonderprojekten

• Schulung von neuen Mitarbeitern zum Prozess

Das bringen Sie mit:

• Abgeschlossene kaufmännische oder betriebswirtschaftliche Ausbildung oder Studium (z.B. Eventmanagement, Marketing, Veranstaltungsfachwirt (gn), Tourismusmanagement o.ä.)

• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in vergleichbarer Position

• Sehr gute Kenntnisse in MS-Office Kenntnisse (Word, Excel, Outlook, Teams)

• fließende Deutschkenntnisse und sicher in der englischen Kommunikation in Wort und Schrift

• Prozessorientiertes und abteilungsübergreifendes Denken und Handeln

• Fähigkeit, Prozesse zu optimieren und effiziente Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen zu fördern

Ich freue mich auf Ihre Bewerbung und das Gespräch mit Ihnen.

Ihr Michael Gobs

Bei HOX können Sie sicher sein, dass Ihr Lebenslauf verstanden wird und Sie als Individuum wahrgenommen werden. Mit der Kombination aus eigener Berufserfahrung im Life Science Bereich und umfassendem HR-Wissen können wir Ihnen ein kompetenter und vor allem ehrlicher Partner in der Erreichung Ihrer beruflichen Ziele sein.