Ein Pharmaunternehmen in Wiesbaden benötigt Ihre kaufmännischen / kauffrauische Expertise und Ihre organisatorischen Fähigkeiten als Office Manager*in der Rechtsabteilung. Das Unternehmen wünscht sich eine präzise arbeitende und sehr verschwiegene Persönlichkeit, die sich darüber bewusst ist, dass bei der Erledigung alle Aufgaben höchste Vertraulichkeit und die Einhaltung von internen, gesetzlichen und behördlichen Richtlinien die oberste Maxime ist.

Die Rahmenbedingungen:

• Die Arbeitszeit beträgt 37,5 Stunden pro Woche
• Der Arbeitsort ist Wiesbaden - remote ist nicht möglich
• Das Gehalt richtet sich nach der Vorerfahrung und bewegt sich im Bereich von 4.000 € monatlich.
• Start ab 01.09.2023. Die Stelle ist im Rahmen einer Elternzeitvertretung befristet bis zum 26.02.2025

Das Aufgabenspektrum:

• Administrative Unterstützung der Rechtsabteilung
• Betreuung der internen Website der Rechtsabteilung, einschließlich der dort hinterlegten Vertragstemplates
• Unterstützung des Leiters der Rechtsabteilung bei der Vorbereitung und Organisation von Aufsichtsratssitzungen mit Teilnehmenden aus Deutschland und den USA
• Pflege und Aktualisierung des jeweiligen Bevollmächtigten-Status von rechtlichen Vertretern des Unternehmens z.B. bezüglich Handlungsvollmacht und Prokura
• Erstellung von Unternehmens-Dokumenten - auch in Zusammenarbeit mit Schwestergesellschaften in anderen Ländern und dem Headquarter in den USA
• Koordination der Zusammenarbeit mit externen Rechtsanwaltskanzleien

Zu der oben erwähnten administrativen Unterstützung gehören:

• Organisation von Besprechungen inklusive Terminkoordination
• Organisation, Vorbereitung und Teilnahme an internen und externen Meetings, inklusive Seminaren, Trainings und Workshops
• Pflege der internen Ablage der deutschen Rechtsabteilung
• Organisation und Abrechnung von Dienstreisen der Mitarbeitenden der Rechtsabteilung

Ihre Expertise:

• erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung im Bereich Sekretariat, Büromanagement, Bürokommunikation (z.B. Bürokauffrau / Bürokaufmann, Verwaltungsfachangestellte / Verwaltungsfachangestellter, Rechsanwaltsfachangestellte / Rechtsanwaltsfachangestellter) oder ein Bachelor in BWL oder Wirtschaftsrecht
• mehrjährige Berufserfahrung in einer Kanzlei, in der Pharmaindustrie oder im Gesundheitswesen
• Fließende Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift
• Erfahrung mit internationalen Ansprechpartnern ist von Vorteil
• Ausgeprägte digitale Kompetenz und versierter Umgang mit allen gängigen IT Applikationen (MS Office, Outlook, Teams, etc.)
• Ausgezeichnete diplomatische Kommunikationsfähigkeiten und hohes Maß an Eigenverantwortung und Loyalität

Ich freue mich auf Ihre Bewerbung und das Gespräch mit Ihnen.

Ihre Annika Welzenbach

Bei HOX können Sie sicher sein, dass Ihr Lebenslauf verstanden wird und Sie als Individuum wahrgenommen werden. Mit der Kombination aus eigener Berufserfahrung im Life Science Bereich und umfassendem HR-Wissen können wir Ihnen ein kompetenter und vor allem ehrlicher Partner in der Erreichung Ihrer beruflichen Ziele sein.